Forskelle der kan have betydning for dig og din lønbehandling
Opsætningen i den nye løsning bygger på de hidtidige data og strukturer, men der kan forekomme ændringer i lønoutputtet ved overgangen til DataLøn på grund af forskelle i systemernes funktionalitet og beregningsmetoder. Herunder kan du læse mere om de ændringer, der kan have betydning for dig og din lønbehandling.
Det kan give anledning til spørgsmål om, hvorvidt alt det nødvendige er tilgængeligt for at opnå samme resultat som i DataLøn Branche – især ud over de faste oplysninger, der allerede er knyttet til medarbejderen i lønindberetningen. Her står vi selvfølgelig klar til at hjælpe dig hele vejen.
Når du arbejder med løndelene, vil du desuden kunne se, hvilket felt der rapporteres til i eIndkomst, og om løndelen kan bruges med både positivt og negativt fortegn – en funktion, der giver dig bedre overblik og kontrol.
Alle aktive og fratrådte medarbejdere overføres automatisk til det nye lønsystem, så dem skal du ikke foretage dig noget særskilt i forhold til. Men for så vidt angår inaktive medarbejdere skal du være opmærksom på følgende:
Man gør en inaktiv medarbejder aktiv igen, ved at fjerne flueben i Inaktiv på stamkortet under overskriftslinien "OPDATERINGSSTATUS"
Vurderer om du har behov for tilføjelse af nye løndele, der svarer til eventuelle lønarter du selv har oprettet på firmaniveau i DataLøn Branche.
Hvis du har en egenopsætning af bogføring i din nuværende løsning, skal du være opmærksom på, at denne ikke automatisk følger med ved flytningen af data. I sådanne tilfælde skal du selv opsætte en integration direkte til dit økonomisystem eller eksportere og importere CSV filer med bogføringsdata.*
I DataLøn's store bededagsgrundlag indgår der som udgangspunkt følgende:
*) Om disse skal indgå i grundlaget for st. bededag eller ej, kan vælges i medarbejderbilledet.
På baggrund af store bededagsgrundlaget på en given løn udregnes der et st. bededagstillæg. Dette tillæg er feriepengeberettiget. Derfor opskrives feriepengegrundlaget, og der bliver som konsekvens af dette udregnet et ekstra tillæg til feriepengeopsparingen, ferietillægsopsparingen og fritvalgsopsparingen. Har man opsat en pensionsordning, hvor feriepengeopsparingen og fritvalgsopsparingen indgår i pensionsgrundlaget, vil der også blive beregnet pension af det udregnede ekstra tillæg.
Har du både fastlønnede og timelønnede ansatte, skal du være opmærksom på, at funktionen til automatisk optælling af timer fungerer anderledes i DataLøn, end du er vant til i DataLøn Branche.
For at sikre korrekt indberetning til ATP, er det nødvendigt, at du er opmærksom på korrekt brug af denne funktion, når du skal indberette løn på det nye lønsystem. Du vil modtage en detaljeret vejledning om håndtering af dette, når du har adgang til DataLøn.
Bemærk, at vi i forbindelse med overflytningen af data ikke har mulighed for at overføre antallet af kørte kilometer for den enkelte medarbejder fra DataLøn Branche. Det betyder, at saldoen i det nye lønsystem starter fra nul, hvorfor saldoen frem til årsskiftet ikke vil være retvisende.
Det er derfor vigtigt, at du selv holder øje med medarbejderens kørte kilometer og sikrer, at kørselsgodtgørelsen overgår til den lavere sats, hvis en medarbejder passerer 20.000 km - ellers risikerer du at udbetaler for meget til den høje sats for skattefri kørsel.
Du vil løbende kunne se og følge den enkelte medarbejders saldo, ved at sammenholde den sidste lønseddel fra DataLøn Branche med den seneste lønseddel fra det nye lønsystem.
Fra årsskiftet vil optællingen på det nye lønsystem være retvisende.
Medarbejderne skal blot hente appen eller logge ind på www.mit.dk for at modtage deres lønsedler digitalt og sikkert.
Når du skifter til det nye system, vil det ikke længere være muligt for medarbejdere uden ferieordning at optjene ferietillæg.
Firmaprofiler som du kender det fra DataLøn Branche, vil ikke være tilgængelig i DataLøn.
Når du opretter nye medarbejdere i DataLøn, kan du i stedet med fordel benytte funktionen med at kopiere oplysninger fra en anden eksisterende medarbejder med samme vilkår. Alternativt kan du oprette medarbejdergrupper med en række faste standardværdier.
Læs mere om oprettelse af medarbejdere i DataLøn her:
https://loenguiden.spitzeco.dk/portal/d615adbe-3ae4-467e-ae3d-f8264a8622c5/content/20552
Funktionaliteten for saldovisning er anderledes i DataLøn end i DataLøn Branche. Derfor vises en række saldi ikke automatisk på lønsedlen i DataLøn, og de bliver heller ikke overført fra jeres nuværende opsætning. Disse saldi skal i stedet tilføjes og indberettes manuelt via de relaterede løndele. Det drejer sig om saldi tilhørende følgende lønarter i DataLøn Branche;
Nå du i DataLøn udlæser og indlæser medarbejdere via fil, uanset formål, medtages alle medarbejderfelter automatisk, og disse kan ikke fravælges i selve udlæsningen. Hvis filen efterfølgende indlæses tilbage i DataLøn, er det vigtigt, at formatet ikke er ændret, eller at det genetableres, inden filen indlæses – ellers kan systemet ikke behandle den korrekt.
Du kan læse mere om, hvilke muligheder DataLøn understøtter, her.
I DataLøn er opsætningen af CSV-filer baseret på standardformater, som derefter kan tilpasses, så de matcher jeres behov. Det er ikke længere muligt, som du kender det i DataLøn Branche selv at opsætte formatet for et ønsket filudtræk.
Benytter du i dag en integration ved brug af CSV-filer fra et 3. part system, har DataLøn ikke mulighed for at flytte din integration. Du kan i DataLøn opsætte en ny integration enten via API eller CSV indlæsning, se hvilke integrationer DataLøn understøtter her: integrationer.
Vær opmærksom på, at du i samarbejde med din integrationspartner skal tilpasse opsætningen af dit 3. part system så integrationen og løndele passer til DataLøn.
Ønsker du fortsat at indlæse via CSV fil, skal denne tilpasses til DataLøn. Læs mere om dette her.
I DataLøn Branche har du haft adgang til funktionalitet, der automatisk håndterer pensionssatser og/eller satser for elevforsikringer. Efter flytningen til DataLøn vil en tilsvarende funktionalitet ikke være tilgængelig. Det betyder, at du fremover selv skal opdatere bidragsprocenter for medarbejdernes pension og elevforsikringer, når der sker ændringer – fx i forbindelse med nye overenskomstsatser.
Hvis du har behov for at opdatere satser på flere medarbejdere samtidig, anbefaler vi, at du anvender funktionen Importér medarbejdere til masseopdatering. Du finder en guide til dette her.
Hvis du i DataLøn Branche har benyttet løndel 9313 med automatisk overførsel til reg./kontonummer, så skal du være opmærksom på, at ‘Eksterne konti’ ikke findes i DataLøn, hvilket betyder, at DataLøn ikke automatisk kan overføre træk fra medarbejderne med feks. personaleforening eller frokost til virksomhedens konto.
I DataLøn skal overførslen foretages via manuel overførsel til virksomhedens konto. For at finde beløbet der skal overføres, finder du løndelebilaget der indeholder det medarbejderne er blevet trukket i lønbehandlingen, du kan se eksempel på et sådant løndelebilag herunder:
Løndelene markeret med gult er henholdsvis:91 Kunstklub, 93 Kantine, 94 FG mv.
På medarbejderens lønseddel kan du have valgt egen tekst på løndelen medarbejderen trækkes i, det er dog standard tekst, der vises på løndele bilaget. Når du skal trække en medarbejder for feks. Personaleklub skal du benytte en løndel ‘fradrag efter skat’. Du kan se alle løndele i denne vejledning
I DataLøn vil der ikke blive genereret fejllister og tjeklister i forbindelse med en lønkørsel, og kunder vil derfor ikke modtage de beskeder, som de tidligere har været vant til.
Du vil fremover modtage adviseringer i din indbakke i DataLøn vedrørende fejl i eIndkomst eller overførselsfejl.
Hvis du benytter opgørelsesperioder der automatisk opdaterer løbende med de næstkommende fire uger, eller hvis du manuelt indtaster perioder individuelt på medarbejdere hver gang du lønindberetter, så vil du ikke længere kunne benytte disse funktionaliteter.
Du vil i stedet skulle vælge mellem faste opgørelsesperioder / lønperioder der er foruddefineret i DataLøn. Du kan læse mere om lønperioder i DataLøn her.
Er du i tvivl om hvordan du bedst muligt kan opsætte DataLøn til dine specifikke behov, så er du altid velkommen til at kontakte vores support.
I DataLøn er det ikke muligt at indlæse filer i fraværsmodulet. Man er nødt til at taste fraværet ind. Du kan læse i denne vejledning hvordan håndterer fravær i DataLøn.
I DataLøn kan man ikke definere egne rapporter. Vi har et udvalg af standardrapporter du kan trække. Du kan via vores artikler i Lønguiden se udvalget af rapporter evt. via dette link, eller du kan på jeres aftale i DataLøn under Bilag vælge rapporter, så får du det samlede overblik over rapporterne i DataLøn
Afregningstidspunkt for pension
I DataLøn er pensionsindbetalinger opsat til altid at blive afregnet på det senest mulige tidspunkt. Hvor der tidligere for visse pensionsindbetalinger har været mulighed for at vælge mellem forskellige afregningstidspunkter, er denne valgmulighed ikke tilgængelig i DataLøn.
Det betyder, at pensionsbidrag i nogle tilfælde vil blive trukket og afregnet lidt senere, end du har været vant til.
Anciennitetsdato - automatisk opstart af pensionsindbetaling
DataLøn understøtter på nuværende tidspunkt ikke automatisk opstart af pensionsopsparing baseret på medarbejderens ansættelses- eller anciennitetsdato. Vi anbefaler derfor, at du benytter featuren ‘Påmindelser’ i DataLøn, hvor du kan oprette opgaver du skal huske. Du kan i denne artikel læse mere om påmindelser.
Automatisk udligning af medarbejders pensionsindbetaling understøttes ikke
I DataLøn er det ikke muligt automatisk at udligne en medarbejders pensionsandel med et løntillæg. Det skal du derfor huske at gøre manuelt i lønindberetningen.
Automatisk regulering af pensions- og elevforsikringssatser bortfalder
I DataLøn Branche har du haft adgang til funktionalitet, der automatisk håndterer og opdaterer pensionssatser og/eller satser for elevforsikringer. Efter flytningen til DataLøn vil en tilsvarende funktionalitet ikke være tilgængelig. Det betyder, at du fremover selv skal opdatere bidragsprocenter for medarbejdernes pension og elevforsikringer, når der sker ændringer – fx i forbindelse med nye overenskomstsatser.
Hvis du har behov for at opdatere satser på flere medarbejdere samtidig, anbefaler vi, at du anvender funktionen Importér medarbejdere til masseopdatering. Du finder en guide til dette her.
Fritvalgssaldo kan ikke gå i negativ
Er din aftale flyttet fra ProLøn til DataLøn tidligere end marts 2026, kræver det manuel opsætning hvis fritvalgsopsparingen skal kunne gå i minus.
Hvis du ikke har opsat fritvalgsopsparingen til at gå i minus, kan du ikke udbetale mere fritvalg end medarbejderen har til rådighed på sin opsparing.
Læs mere om fritvalgsopsparing i vores Support Center her
S&H-udbetaling kan overstige opsparing
I DataLøn kan S&H saldoen på den enkelte medarbejder godt gå i minus, og der er ikke nogen mulighed for at spærre for dette.
I lønindberetningen på den enkelte medarbejder kan du se S&H saldoen i højre side i det felt der hedder ‘Ferie og opsparinger’. Hvis der udbetales mere end medarbejderen har på sin saldo, vises det her.
Eksempel på hvordan det ser ud:
Inden tast af udbetalt SH ser medarbejderens rest SH således ud:
S&H kan ikke undtages beskatning
I DataLøn skal al ikke udbetalt S&H-opsparing beskattes i det år, den er optjent. Derfor vil dine medarbejdere i den sidste kørsel i kalenderåret modtage en S&H anvisning hvor beskatning af SH fremgår på deres rest S&H-opsparing. Du skal som AG selv udbetale på relevant tidspunkt.
Du kan læse mere om SH i DataLøn i denne vejledning.
Grundlag/beregning
I DataLøn's st. bededagsgrundlag indgår der som udgangspunkt følgende:
*) Om disse skal indgå i grundlaget for st. bededag eller ej, kan vælges i medarbejderbilledet.
På baggrund af st. bededagsgrundlaget på en given løn udregnes der et store bededagstillæg. Dette tillæg er feriepengeberettiget. Derfor opskrives feriepengegrundlaget, og der bliver som konsekvens af dette udregnet et ekstra tillæg til feriepengeopsparingen, ferietillægsopsparingen og fritvalgsopsparingen. Har man opsat en pensionsordning, hvor feriepengeopsparingen og fritvalgsopsparingen indgår i pensionsgrundlaget, vil der også blive beregnet pension af det udregnede ekstra tillæg.
Afvigende store bededagsprocent
I DataLøn er det ikke muligt at afvige fra 0,45% i store bededags opsparing.
Udbetaling i mindre beløb end fuld opsparing
I DataLøn er der to muligheder for udbetaling - enten ved månedligt eller to gange årligt med lønnen for henholdsvis maj og august.
Det vil derfor ikke længere være muligt at vælge udbetaling af en andel af det opsparede store bededagstillæg.
Ønsker du en opsætning, hvor der udbetales månedligt, skal du tilføje løndel 001X eller 002X som fast løndel på medarbejderens lønindberetning.
For udbetaling med lønnen for maj og august, skal du tilføje løndel 001X eller løndel 002X til medarbejderens lønindberetning.
Du kan læse mere om store bededagstillæg i DataLøn i denne vejledning.
Indtastning af fast beløb der op- eller nedskriver grundlag
I DataLøn kan du ikke regulere store bededagsgrundlaget via en løndel. Du skal i stedet påvirke grundlaget via en regulering. Det kan du læse om i denne vejledning.
I DataLøn er det ikke muligt at opsætte automatisk løntræk med automatisk stop, når et skyldigt beløb er fuldt afviklet, f.eks. i forbindelse med personalekøb som værktøj betalt via arbejdsgiver.
DataLøn understøtter løndele, der kan fradrage efter skat, og disse kan tilføjes som faste løndele på medarbejderens lønindberetning. Det er dog arbejdsgivers ansvar manuelt at stoppe løntrækket, når det skyldige beløb er fuldt betalt.
Du kan læse mere om de relevante løndele i denne vejledning.
I DataLøn Branche har det været muligt for fast månedslønnede medarbejdere at få beregnet en forholdsmæssig løn automatisk i tilfælde af brudte måneder. Det betyder, at hvis en medarbejder blev ansat efter den 1. i en måned eller fratrådte før månedens sidste dag, kunne systemet automatisk beregne lønnen forholdsmæssigt for den pågældende måned.
Den funktionalitet findes ikke i DataLøn.
Optjening af ferie
Medarbejdere med ferie med løn - fast månedslønnede
Medarbejdere med ferie med løn optjener ferie løbende med 2,08 feriedage pr. måned. Disse feriedage tildeles i DataLøn den 1. i hver måned.
Den samlede optjening oprundes til 25 feriedage med lønnen for august måned.
14-dagslønnede
14-dages lønnede optjener 0,96 feriedage pr. lønperiode. Den samlede optjening oprundes til 25 feriedage med sidste lønkørsel for et ferieår. Vedrørende løn for perioder henover to ferieår, vil ferieoptjeningen for en sådan periode blive tilskrevet det nye ferieår.
Månedslønnede medarbejdere med feriegodtgørelse
Medarbejdere med feriegodtgørelse optjener 2,08 feriedage pr. kalendermåned.
For medarbejdere med forskudte lønperioder – dvs. lønperioder, der går hen over to kalendermåneder – tilskrives ferieoptjeningen den måned, som indeholder den sidste dag i lønperioden.
Eksempel: Hvis en medarbejder har en lønperiode fra den 20. i en måned til den 19. i den næste, vil ferie optjent i perioden 20. april til 19. maj blive tilskrevet den sidste måned.
Har medarbejderen været ansat hele ferieåret, reguleres den samlede ferieoptjening op til 25 feriedage, når den sidste fulde lønp eriode i ferieåret køres.
I forbindelse med migrering af medarbejdere med feriegodtgørelse og forskudt lønperiode vil vi, fordi beregningsmetoden for tilskrivning af feriedage er forskellig mellem DataLøn Branche og DataLøn, foretage en mindre korrektion af de beregnede feriedage i den første lønkørsel efter migrering. Denne korrektion kan medføre en mindre tilskrivelse i feriedagssaldoen, svarende til optjent ferie i perioden fra dagen efter lønperiodens ophør frem til udgangen af måneden. Herefter vil ferie blive tilskrevet som beskrevet ovenfor, med en endelig årlig tilskrivning op til 25 feriedage.
Ferie optjenes i dage - timebaseret udligning understøttes ikke
I DataLøn optjenes og afholdes ferie i hele dage og det er derfor ikke muligt at håndtere ferie og løntræk på timebasis. Det betyder, at den funktionalitet, hvor ferie og løn automatisk kan udlignes i timer, ikke understøttes i DataLøn.
Det er således ikke muligt at afvikle ferie efter følgende princip:
En lønmodtager skal afholde 10 timers ferie, men har kun en feriesaldo på 7,4 timer. I dette scenarie vil det ikke være muligt automatisk at trække 7,4 timer i ferieregnskabet og samtidig foretage lønfradrag for de resterende 2,6 timer.
Medarbejdere, der optjener ferie med løn i DataLøn, kan i stedet tilmeldes reduktion af feriepengegrundlag. Denne funktion sikrer, at medarbejderen trækkes i løn, hvis der afholdes flere feriedage, end der er optjent.
Du kan læse mere om reduktion af feriepengegrundlag i denne vejledning.
Ferietillæg til medarbejder uden ferieordning
Når du skifter til det nye system, vil det ikke længere være muligt for ansatte uden ferieordning at optjene ferietillæg.
Reduktion af feriepengegrundlag
Er du tilmeldt ferieregnskab i DataLøn Branche, skal du læse med her. Beregningsgrundlaget for reduktion af feriepengegrundlaget i forbindelse med medarbejderes afholdelse af ferie med løn vil, når du laver løn i DataLøn, blive foretaget på baggrund af et andet grundlag end, hvad du har været vant til i DataLøn Branche. Læs om reduktion af feriepengegrundlag i DataLøn her.
Håndtering af flere feriekasser
Det er ikke muligt at have en opsætning med afregning af ferie til flere feriekasser.
Rækkefølge på afholdelse af optjent ferie
Ved anvendelse af ferieregnskabet i DataLøn vil afholdt ferie altid blive modregnet i den ældst optjente ferie først.
Det er særligt vigtigt at være opmærksom på dette i perioden fra september til december, hvor to ferieår løber parallelt. DataLøn vil – uanset hvilken ferieperiode en lønmodtager anmoder om at holde ferie fra – automatisk trække ferien fra det ældste tilgængelige ferietilgodehavende i ferieregnskabet.
Har en lønmodtager således ferie til gode fra det gamle ferieår, vil denne ferie blive anvendt/nedskrevet først, også selvom der anmodes om ferie optjent i det nye ferieår.
Du kan læse meget mere om håndtering af ferie i DataLøn her.
Indlæsning af fil fra Feriepengeinfo
I DataLøn er det ikke muligt at indlæse en fil fra Feriepengeinfo. Du kan i denne artikel læse mere om, hvordan du håndterer en anmodning om udbetaling af ferie fra Feriepengeinfo i DataLøn.
Har du medarbejdere oprettet med for forskellige feriefriordninger og dermed forskellige saldi, vil kun den ene ordning /saldi blive flyttet med til DataLøn.
Den feriefriordning /saldi der flyttes, vil være den der følger den nye ferielov.
Har en medarbejder samtidig en ordning /saldo der tilskrives fra januar til januar eller fra maj til maj, så vil denne ordning /saldo ikke blive migreret.
