At samarbejde med et lønbureau kan sammenlignes med en helgardering. Samarbejdet skal nemlig formes på en måde, så du har tryghed i, at lønnen er korrekt, uanset hvad dagsformen byder på. Det modsatte kan nemlig få fatale økonomiske konsekvenser, for din medarbejder og for dig som arbejdsgiver.
En lille fejl kan blive til en kæmperegning
En skrivefejl kan nemt snige sig ind ved udregning af lønsummen, som mange laver manuelt.
”Som en del af samarbejdet med brancheforeningen indberetter vi lønsum til Arbejdsgiverne en gang om året på baggrund af lønoplysninger. Det kører i et fast system. Mange er glade for at slippe for denne opgave – det letter administrationen, og så kan de bruge tiden på noget andet.” Vivi Kolding, lønkonsulent ved ProLøn.
Fejlen kan også opstå, når der kommer ændringer i lønnen til enkelte medarbejdere, fx i forbindelse med barsel, eller når en lærling bliver udlært. Derfor går ProLøn ind og hjælper med at lave den rigtige løn: ”Mange glemmer hvornår eleven skifter læreår, fordi det går så stærkt, derfor kan vi sørge for at ajourføre elevsatser på lærlinge,” lyder det fra Vivi Kolding.
Ryger sådanne fejl igennem, uden at blive stoppet, kan flere små beløb vokse sig til en kæmperegning. Eksemplet gælder også den nye ferielov: IT-ansvarlig Helle Torp Rosendal fra ProLøn er ekspert på området og er ved at gøre klar til at konsulenterne kan vejlede kunderne omkring håndtering af den nye ferielov. Dog er der elementer i loven, man som ansvarlig i den enkelte virksomhed selv er nødt at træffe beslutning om:
”Det handler om de indefrosne midler: Skal de betales med det samme, eller er det smartere at udskyde det, eventuelt helt indtil det er påkrævet? Vi anbefaler at tage husets revisor med på råd,” siger hun. Det er ligeledes vigtigt at være opmærksom på, at indbetaling til Feriekonto er månedlig, og at prisen er omkring 10 kr. pr. medarbejder, pr. hver indbetaling.
I øjeblikket arbejder ProLøn på, løbende at få lagt informationer ud til kunderne i lønsystemet. I begyndelsen af 2019 vil der blive holdt kurser i den nye ferielov. Datoer kan du se på proloen.dk.
Den nye ferielov i korte træk:
- Fra 2020 optjener medarbejdere ferie fra første dag, de er ansat, og den kan bruges allerede måneden efter
- Feriedage optjent i perioden 1/9-2019 til 31/8-2020 indefryses i en fond. De skal først udbetales, når medarbejderen går på pension
- 150 virksomheder udtages årligt til stikprøvekontrol af indbetaling til feriefonden
- Fristen for overførsel af ferie ændres fra 30. april til 30. september
- Ferietillægget skal udbetales 2 gange om året. 1. gang sammen med maj-lønnen og 2. gang sammen med august-lønnen
- Du kan læse mere om den nye ferielov på www.proloen.dk
Vejen til helgardering går igennem mere automation
Det er ikke let at lave løn. Det skyldes primært, at der efterhånden er så mange ting, man som lønansvarlig skal kunne holde styr på, fra SH-opsparing med forskellige procentsatser, til hvem, der har fritvalg og særlige pensionsopsparinger. Vejen til helgardering går derfor i dag igennem mere automation. Målet er at arbejde hen imod at få flest mulige af jeres it-systemer til at arbejde sammen. ProLøn er designet til integration med langt de fleste systemer og har 22 partnere på området.
Eksempel: Smedemester har indkøbt et timeregistreringssystem, så medarbejderne selv taster timer på en sag via en app på mobilen. Mester er glad for at slippe for de håndskrevne timesedler, der ofte både var svære at læse og blev væk. I bonus har han fået bedre styr på lønomkostningerne på de enkelte sager, og når han godkender de indtastede timer, ryger de direkte videre til lønindberetning i ProLøn. Det sparer tid og minimerer risikoen for fejl.
”ProLøn havde præcis det, vi skulle bruge. Og ProLøn er i øvrigt de eneste, der kan det i Danmark.” Adm. Direktør Sebastian von Wildenrath Løvgreen, Chabber, om integrationsmuligheder i ProLøn-systemet.
Personlig service er mindst lige så vigtig
Med Arbejdsgiverne Løn er lønindberetningen tilpasset jeres overenskomster. ProLøn-konsulenter har styr på lovændringer, stigninger i pensioner m.m., og de giver dig professionel vejledning, når du har brug for det.
