Alle har ret til 3 ugers sammenhængende sommerferie
Ferieloven giver alle ret til at holde 3 ugers sammenhængende sommerferie i hovedferieperioden, der løber fra den 1. maj til den 30. september. Hvordan ferien placeres, skal som udgangspunkt være noget arbejdsgiver og medarbejder blive enige om, og medarbejderne må gerne komme med ønsker til, hvornår de vil holde ferie. Som arbejdsgiver skal du så vidt muligt prøve at imødekomme medarbejderens ønsker. Kun hvis du har en saglig begrundelse i form af driftsmæssige hensyn, kan du afvise den enkelte medarbejders ferieønske og placere ferien på et andet tidspunkt.
Hovedferie (sommerferie) skal varsles med 3 måneder
Skal du placere medarbejderens ferien på et bestemt tidspunkt, skal du informere medarbejderen så tidligt som muligt – og senest med de varsler, ferieloven dikterer. For hovedferiens vedkommende er varslet 3 måneder (restferie skal varsles med mindst 1 måned).
Hvordan varsler du hovedferien?
Hvis du for eksempel vil placere din medarbejders ferie fra d. 12. juni og 3 uger frem, skal du varsle ferien senest den 11. marts. Varsling af ferie skal altid være konkret – det vil sige, at du skal angive hvilke datoer eller uger, ferien skal holdes. Du varsler altså ikke korrekt, hvis du blot angiver, at medarbejderen skal holde tre uger i juli måned. Der er til gengæld frit slag i forhold til at varsle mundtligt eller skriftligt. Men det er altid klogest at gøre det skriftligt, for så har du klar dokumentation.
Skærpede regler: Varslet kan ikke fraviges
Den nye ferielov skærper varslingsreglerne, så du ikke længere generelt kan fravige dem. Du kan altså ikke længere – for eksempel i en ansættelseskontrakt – aftale kortere varsler end dem, der følger af ferieloven. Sådan en generel fravigelse vil ikke bare være ugyldig, men også ulovlig. Og det gælder vel at mærke også, selv om medarbejderen frivilligt er gået med til det.
Særligt om varsel af ferie til afholdelse i september
Du kan ikke uden videre varsle, at en medarbejder skal holde 3 ugers sommerferie i september til trods for, at september er med i hovedferieperioden. Så vil du nemlig komme i karambolage med et andet aspekt af ferieloven: ferieåret løber fra 1. september til 31. august, og ferieloven bestemmer, at alle har ret til at holde 4 ugers betalt ferie i ethvert ferieår. Så hvis du varsler 3 ugers ferie, der skal holdes i september, har medarbejderen reelt kun haft mulighed for 2 ugers ferie i det ferieår, der slutter 31. august. Og den går ikke.
Hvis medarbejderen gerne vil holde sin hovedferie i september, kan I naturligvis godt aftale det, og så er der ingen ko på isen.
Sommerferie og ferie på forskud
Nogle medarbejdere har måske ikke gemt nok feriedage til sommerferien, eller de er nystartet i virksomheden. Her giver ferieloven mulighed for, at I kan aftale, at medarbejderen holder betalt ferie på forskud. Her skal du som arbejdsgiver være opmærksom på kun at aftale et antal feriedage på forskud, som medarbejderen reelt kan nå at optjene i det indeværende ferieår. Ellers hænger du på den (økonomisk).
Giver du for eksempel 4 dage på forskud i juli måned, kan medarbejderen nå at optjene 2 dage i juli og 2 dage i august, inden ferieåret udløber 31. august. Og alt er godt. Giver du i stedet for 5 dage på forskud i juli måned, kan medarbejderen stadig kun nå at optjene 4 dage i ferieåret, og den sidste feriedag vil blive på din regning.
Holder jeres virksomhed kollektivt ferielukket i løbet af hovedferieperioden (sommerferielukket), skal ferien naturligvis også i denne situation varsles med 3 måneder.
Sådan ligger landet, hvis I holder kollektivt ferielukket over sommeren
Det er også i denne situation vigtigt, at I varsler ferien konkret. Det vil sige, at I skal angive de helt specifikke datoer eller perioder, I holder lukket. I kan altså ikke bare varsle, at I holder lukket 3 uger i juli måned. Det er ikke konkret nok.
Vi anbefaler, at I altid varsler skriftligt, selv om loven ikke kræver det. Men så er jeres dokumentation i orden. I kan varsle den enkelte, men I kan også gøre det kollektivt – for eksempel ved opslag i kantinen, i jeres personalehåndbog eller på virksomhedens intranet.