ProLøn fungerer i tæt samspil med mange andre IT-systemer. Det er en del af virksomhedens strategi at udvikle nye muligheder for brugerne, der sparer tid og giver en nemmere hverdag. Det sker i dag ofte via integration, så data automatisk overføres mellem systemerne. To af de nyeste eksempler er partnerskab med ERP-/og økonomisystemet EG Bolig samt tidsregistreringssystemet TimeMap.
Kend kundernes drømme, og skab det, der skaber værdi
Integration er det store buzzword for udvikling i IT-branchen, men det skal man ikke lade sig forblænde af, mener markedschef ved EG Bolig, Kim Ø. Christensen. ”Vi vil gerne tænke os om, så det færdige resultat hverken bliver over eller under målet.” Han mener, det handler om at give sig tid til at finde frem til det reelle behov, når man arbejder med integration mellem forskellige IT-systemer.
Efter Kim Ø. Christensens mening skal det være løsninger, der både understøtter forretningsgangen og giver værdi. For EG bolig er det blevet til en bred vifte af samarbejdsaftaler, herunder to gode partnerskaber med henholdsvis TimeMap og ProLøn, som eksempelvis boligselskabet Bomidtvest har konkret gavn af: Kontorassistent Lisbeth Jørgensen ved Bomidtvest i Ikast bruger alle tre systemer og er fortaler for integration: ”Her i huset er vi ikke meget for at gøre tingene manuelt, alt der kan, skal køre automatisk.” Automatisering i det administrative arbejde er for hende vejen frem.
Hvornår blev hækken sidst klippet?
Og hun står ikke alene. Alle, som bor i en lejebolig, betaler fællesbidrag til deres boligorganisation for forskellige ydelser, fx for at have en ejendomsfunktionær, der sørger for, at ejendommen og udearealerne vedligeholdes. Og i lighed med Lisbeth Jørgensen og hovedparten af alle andre forbrugergrupper, stiller lejere anno 2019 stadig større krav til dokumentation af, hvad pengene bliver brugt til. Boligforeningen skal til en hver tid kunne svarer på spørgsmål som:
Hvor mange medarbejdere er på en given opgave, hvad bruger de tiden til? Hvornår blev hækken sidst klippet?
Mange boligselskaber kører med håndskrevne dag- og ugesedler eller Excel-ark, og det er partner i TimeMap, Lars Rafns, erfaring, at de bliver mere og mere udfordret. ”Det er ret bøvlet, især når lejerne kræver at se, hvad tingene præcist har kostet.” Der kommer TimeMap og ProLøn med vigtige værktøjer i den daglige administration. Værktøjer, der kan give det vigtige overblik og både reducere risiko for fejl og tiden til administration.
Bøvl banede vejen for nye IT-systemer
Hverdagen for Lisbeth Jørgensen foregår i økonomiafdelingen, hvor hun står for alt fra regnskaber til forsikring og løn. Hun nævner bøvl med den nye fritvalgsordning i lønkørslerne og forældet tidsregistrering som nogle af årsagerne til, at boligselskabet begyndte at kigge sig om efter nye systemer: ”Vi så ProLøn første gang i 2017 på EBF Messen,” fortæller hun. Året efter traf de beslutningen om at indgå et samarbejde, og 1. januar 2019 blev systemet taget i brug.
”Vi skulle være sikre på, at det var det rigtige valg.” Lisbeth Jørgensen forklarer, at Bomidtvest havde en del ønsker omkring blandt andet bogføringsdelen, som skulle på plads. Ikke mindst var det vigtigt, at systemet kunne håndtere fordeling, bemærker hun: ”Vi har viceværter, der arbejder i mere end en afdeling. Nogle dækker op til 15 afdelinger. Deres løn skal kunne fordeles ud på de steder, de servicerer.”
Systemerne skal passe til brugerne
Netop evnen til at tilpasse systemerne til kunderne er Kim Ø. Christensens kæphest. Han har været 35 år i virksomheden og i en branche, hvor boligadministration og IT igennem årene er smeltet mere og mere sammen. Når man som ham har været med hele vejen, ved man, hvad man vil have: ”Vi valgte ProLøn, fordi de passer til vores målgruppe,” siger han. Målgruppen, han refererer til, er boligselskaber, som Bomidtvest – typisk mindre virksomheder med branchespecifikke krav til IT-systemerne. ”Og jeg følte, at ProLøn var proaktive og interesserede i at tilpasse lønsystemet efter boligselskabernes krav,” lyder det videre fra markedschefen.
Det er enkelt, supplerer Lars Rafn, – når man blot sørger for at være grundig i processen omkring at lytte til kunden: ”ProLøn har forstået, hvad boligkunderne tænker, og set deres helt specielle krav.”
Det gavner alle at få et større overblik
Cirka 45 medarbejdere i Bomidtvest fik ved årsskiftet 2019 såvel ProLøn som TimeMap ind i dagligdagen. 20 ansatte i administrationen og 25 viceværter. ”I administrationen var vi inde i rutinen,” fortæller Lisbeth Jørgensen og understreger, at langt de fleste syntes, at skiftene var okay, og anså dem for at være en hjælp i det daglige arbejde.
”Fordelen i mit arbejde er, at når afviklet ferie, overtid m.m. er tastet ind i TimeMap, trykker jeg bare på en knap, og dermed er det, der skal med i lønnen, ført over.” Integration fra TimeMap til ProLøn betyder, at Lisbeth Jørgensen får mindre tastearbejde. ”Til gengæld bliver min kontrolfunktion større,” påpeger hun og tilføjer: ”Det gavner alle – den enkelte medarbejder har direkte adgang og kan få indblik i: ferie til gode, afspadsering, overarbejde m.m. Det giver et større overblik.” Tilsvarende gavner det lederne, der efterspørger et retvisende billede af, hvor mange medarbejdere, der er på arbejde og til rådighed.
Når timer, overarbejde, afspadsering, kørsel m.m. er registreret i TimeMap, bliver de tal, Lisbeth Jørgensen skal bruge, overført i ProLøn. Hun kigger dem igennem og kontrollerer, at alt ser korrekt ud. Direktøren godkender lønkørslen, og kontorassistenten indberetter herefter lønnen i ProLøn. Kort efter modtager den enkelte medarbejder sin lønseddel via e-Boks.
ProLøn leverer en fil, som overføres i EG Bolig, og dermed er bogføringen indlæst, der mangler dog stadig en smule fra ProLøn, inden det hele bogfører automatisk. Lisbeth Jørgensen er i tæt kontakt med lønbureauet, og der er styr på processen: ”Jeg har en god fornemmelse af at skifte til ProLøn,” lyder det fra kontorassistenten.
Løsning udviklet med kunderne
Årsagen til, at Lisbeth Jørgensen må vente lidt endnu med den fulde integration, er ikke tilfældig, men bunder derimod i selvsamme begrundelse, som Bomidtvest lænede sig op ad, da de skulle skifte lønsystem – det er vigtigt at insistere på, at man tager sig tiden til at vælge den rigtige løsning. Kim Ø. Christensen forklarer: ”I stedet for en hurtig løsning har vi valgt at træde på bremsen, lytte til brugerne, vende hver sten og udvikle en løsning i samarbejde med kunderne.” Integration mellem ProLøn og EG Bolig er godt på vej, og snart deltager begge virksomheder på EBF-Seminar, hvor Kim Ø. Christensen forventer nye værdifulde input fra kunderne.
Samarbejde giver glade kunder
”Et klasseeksempel på en god forretningsmodel, der giver gladere kunder,” kalder Lars Rafn fra TimeMap det. Da han for snart 10 år siden grundlagde sin virksomhed, herskede et helt anderledes syn på partnerskaber: ”Da vi startede vores forretning, var der en generel berøringsangst med strategiske partnerskaber. Man var bange for at give for mange oplysninger væk.” TimeMaps partnerskab med EG Bolig har skabt en bedre gensidig forståelse, og den udvikling, der kommer fremadrettet, vil tage højde for begge løsninger – ”og den vil helt bestemt komme kunderne til gavn,” fortæller Lars Rafn.
Han understreger, at EG Bolig ikke er født med tidsregistrering eller en løndel, fordi deres fokus skal være på at optimere system og brugervenlighed: ”Tid og løn er hver for sig nicher, og derfor er det bedre for EG Bolig at hive ekspertise ind. Ekspertise som allerede har udviklet det – i stedet for at starte fra scratch.”
Alle er på samme side af bordet
ProLøn er eksperter i løn. TimeMap i tid. Lyder logikken fra Lars Rafn. Alle områder omkring administration af og drift i foreninger, virksomheder, organisationen kan herefter tænkes ind i disse to systemer, hvis det er vedkommende for brugerne.
I dag er brugerdreven udvikling ikke længere en særlig tilgang til at drive en sund IT-forretning, men nærmere en forudsætning for at være konkurrencedygtig. Man har så at sige brug for at sidde på samme side af bordet – brugerne behøver åbne og fleksible systemer, og IT-udviklere, der vil lytte og skabe løsninger, som gør hverdagen nemmere, reducerer tidsforbrug og sænker risikoen for fejl. IT-leverandører har brug for at vide, hvad brugerne forventer og savner ved systemet. Ja, IT-leverandøren har brug for at vide, hvad kunderne drømmer om.
FAKTA:
EBF er en forening for brugere af EG Boligs brancheorienterede IT-system til boligorganisationer.
En gang om året afholder EBF et seminar for alle medlemmer af foreningen. Med seneste nyt i branchen krydret med friske input, nyheder og indlæg om relevante tendenser i samfundet. Her er muligheder for at erfaringsudveksle med kolleger i hele landet fra både små og store boligorganisationer og deltage i inspirerende workshops, hvor man kan være med til at påvirke udviklingen af EG Bolig. Kilde: www.edbforeningen.dk
Læs mere om ProLøns brancheløsning for boligorganisationer: https://proloen.dk/brancheloesning/boligorganisationer/
