”Vi har vækstet vanvittigt…, og uden CleanManager havde vi ikke kunnet styre det”
Yvonne Kjär, administrerende direktør og partner i Miljø Rent
Sådan lyder det fra Yvonne Kjär, administrerende direktør og partner i Miljø Rent, der beskæftiger 120 medarbejdere med at svinge blandt andet kost og spand 12.000 rengøringstimer om måneden.
Miljø Rent skiftede til ProLøn 1. januar 2019 efter anbefaling og fordi, det kunne integreres med CleanManager.
For den administrerende direktør i Miljø Rent er effektivitet en nødvendighed. Det levner ikke meget plads til tunge administrative opgaver.
Da Yvonne Kjär i 2013 blev ansat i Miljø Rent, var der ingen former for struktur, man havde ingen idé om, hvor meget man tjente, og medarbejderne bestemte selv, hvor mange timer, de ville arbejde. ”Så kom Frantz Furrer på banen med CleanManager, der var båret af et branchetilpasset system og bestemt struktur,” fortæller Yvonne Kjär, som hilste det nytænkte IT-værktøj velkomment.
Uden struktur bliver der brugt meget tid på at tælle timer sammen, holde styr på hvor og hvad de er brugt til og ikke mindst tid på efterfølgende at kontrollere alle tal og data: ”Hvis du har flere medarbejdere, der arbejder otte steder i løbet af en dag, arbejder under en forholdsvis kompleks overenskomst, og har en rutine med først at skrive timerne ned sidst på ugen, så er der stor risiko for fejl både i faktureringsgrundlaget og i lønnen,” forklarer Frantz Furrer, medejer og salgschef ved CleanManager. Udover at det koster tid og ærgelser at rette op på fejl i bogholderiet, kan det have store konsekvenser i forhold til fagforeninger, medarbejdernes tillid til arbejdspladsen og indtjening.
”Vi kører også med fakturering direkte i e-conomic, så vi undgår tid til at taste og samtidig minimerer fejlrisikoen.” Med yderligere automatisering og integration mellem ProLøn og CleanManager har Yvonne Kjär skåret endnu en luns af det tidskrævende job, det er at skabe en sund forretning ved professionel håndtering af data omkring kunder, opgaver, timer, vagtplanlægning, fakturaer, overenskomster og lønudbetaling.
Frantz Furrer møder i sit arbejde med at gøre hverdagen nemmere for rengøringsbranchen ofte virksomheder som Miljø Rent, der arbejder med struktur og systemer, der bakker op om virksomhedens forretningsgrundlag. Men han oplever også stadig mange rengøringsfirmaer, hvor medarbejderne registrerer timer i hånden og afleverer uge- eller månedssedler:
”I sådan en kultur er det de færreste, der løbende noterer timerne ned. Størstedelen laver timesedlen lige inden, den skal afleveres og ud fra, hvad man sådan nogenlunde kan huske.””Gør det for jeres egen skyld, lav dagssedler! Det har kæmpestor betydning for lønbogholderiet,” lyder opfordringen fra Frantz Furrer.
Hos Miljø Rent stoler ledelsen på, at medarbejderne bruger de timer, der er sat af. Yvonne Kjär går mere op i, at medarbejderne har den tid, de skal have. Miljø Rent har bæredygtighed i centrum, og det gælder også i forhold til arbejdsmiljø: ”Det sikres gennem tæt dialog, oplæring i korrekte arbejdsstillinger, anvendelse af de ergonomisk bedste redskaber samt brug af miljøvenlige rengøringsmidler,” siger hun.
120 medarbejdere fordelt på 10 forskellige nationaliteter kræver gode evner til at skabe bro mellem forskellige kulturer. Her kan blandt andet sprogversioner fra Clean Manager gøre gavn. Miljø Rent benytter primært dansk og engelsk…:”Desuden laver vi arbejdsbeskrivelser på medarbejderens originalsprog,” siger hun og tilføjer: ”Vi har ingen kulturelle udfordringer – alle arbejder sammen på kryds og tværs.”
Fakta om CleanManager
CleanManager er et administrationssystem, udviklet til rengørings- og servicevirksomheder i det private og offentlige med henblik på at gøre det administrative arbejde enklere og mere effektivt.
I CleanManager planlægger du alle dine rengøringsopgaver i kalenderen. På baggrund af medarbejdernes vagtplan beregner CleanManager automatisk den enkelte medarbejders løn inkl. alle relevante tillæg (også hvis serviceoverenskomsten benyttes).
Sådan virker det
Med en total integration til ProLøn kan du næsten glemme, at der er to systemer. Du undgår tastearbejde, og dine stamdata flyder nemt fra det ene system til det andet. Samtidig får du projektnumre med på løndelen, der giver et skarpt overblik over din indtjening og lønudgifter.
På den måde sparer du mange timers manuelt tastearbejde og sikrer, at medarbejderne får korrekt løn hver gang.
• Vagtplanlægning i overskuelig kalender
• Komplet overblik over kunder og medarbejdere
• Automatisk beregning af arbejdstid
• Ind- og udtjekning på opgaver
• Nem fakturering af alle opgaver
• Lønberegning med ét klik
