ProLøn ved, hvad vi har behov for
Om ProLøns faglighed og service siger Tina Nielsen, bogholder i Djurs Sommerland: ”Min navnesøster, Tina i ProLøn, ved, hvad Djurs Sommerland er, hun ved, hvordan tingene fungerer i Djurs Sommerland, og hvad vi har behov for.” Som eksempel på et område, hvor hun får livline-hjælp, fremhæver Tina Nielsen pension: ”Jeg har fx indberettet forkert pension til en helårsansat, eller en medarbejder ønsker at indbetale ekstra til pension for at udnytte sit fradrag. Det kan også være, at jeg skal oprette arbejdsmarkedspension som et fast beløb, der trækkes hver 14. dag - i sådanne sager ringer jeg til Tina, der hurtigt kan pege på, hvilken lønart jeg skal bruge. Hun sidder jo med disse opgaver hver dag og kan hurtig give et svar, så jeg kan komme videre.”
Kompliceret bliver til let
Med en baggrund som revisor og en dagligdag som talknuser ville Tina Nielsen selv have kunnet finde frem til en løsning, men det ville også have taget en god del af hendes tid den pågældende dag. For hende er det derfor stor service at kunne ringe og få et svar, når der er brug for det. Trygheden og sikkerheden i visheden om, at det, man laver, er korrekt, spiller også en rolle. Det gælder blandt andet omkring de 14 funktionærlønninger, der også skal laves i Djurs Sommerland: ”Det er bare ret kompliceret at få styr på feriepenge, både når en funktionær holder, og når en ny bliver ansat. Det har ProLøn helt aktuelt løst med et praktisk skema på deres hjemmeside. Så nu skal det blot udfyldes og indsendes. Det er nemt og trygt. Jeg har egentlig bare stor ros til ProLøn. Der er ingenting, jeg kunne tænke mig anderledes i lønsystemet.”
God tid til lønindberetning
Fleksibilitet omkring deadlines, giver Tina Nielsen som en af årsagerne til, at netop ProLøn blev valgt som Djurs Sommerlands lønbureau. ”Vores 14-dages lønnede afslutter om søndagen, og i det tidligere lønsystem skulle lønnen være afleveret inden tirsdag kl. 16, det kunne vi simpelthen ikke nå.”
Med ProLøns ekstra tidsfrist har hun nu til onsdag aften klokken 24. Den udvidede deadline er et must, fordi mange parametre kan have indflydelse på, hvor meget tid hun får til lønindberetning: ”Jo bedre ens forarbejde er, jo bedre bliver vi også til at indberette. Jeg forsøger så vidt muligt at sende inden for normal tid, men der kan være dage, hvor man bare ikke kan nå det, fordi der er mange gæster, fordi der er mange henvendelser, eller fordi et eller andet uforudsigeligt er sket. Så er ProLøn heldigvis så fleksibel, at man bare kan indberette, når det passer.”
”ProLøn er lige som os vokset og har været igennem en stor udvikling,” siger Tina Nielsen videre. Hun indledte samarbejdet med den oprindelige grundlægger og ejer og har oplevet, at der er kommet flere mennesker til, som bærer servicekulturen videre: ”De er rigtigt flinke. Der er altid én, der kan hjælpe. Det er helt sikkert god service. Man føler sig imødekommet, fordi de lytter og forstår, at det har en årsag, når man ringer.”
Sådan foregår lønindberetning i forlystelsesparken, som siden 2001 har mere end fordoblet medarbejderstaben fra 300 til 650
Djurs Sommerland er opdelt i tre hovedområder: Forlystelser – Helårsansatte - Restaurant & Food. Tre overordnede managere godkender medarbejdernes vagter og tidsstemplinger i Timeplan, før timerne sendes til bogholder Tina Nielsen, der har ansvar for det sidste tjek, inden hun indberetter lønnen.
”Hver afdeling kører jeg for sig - når jeg fx laver løn for en af vores kiosker, overføres tallene fra Timeplan til ProLøn. Jeg skal bare rette til - hvis der eksempelvis kommer et skævt tal som 37,41, retter jeg det til 37,5. Det kræver en lille smule tastearbejde at være sidste kontrolinstans,” siger hun med et smil og påpeger, at der er indsat en såkaldt bremse, så det ikke er muligt at godkende mere end 1.000 timer. ”Det er en sikkerhedsfunktion, man sætter op i ProLøn.”
Medarbejderdata og timer overføres således direkte fra Timeplan, og når medarbejderen først er oprettet i ProLøn, foregår det meste helt automatisk. Det kører ubemærket, og man vænner sig hurtigt til, at det bare fungerer, alligevel fremhæver Tina Nielsen, at det især er betryggende, at netop indhentning af skattekort foregår automatisk – ”rigtig mange unge mennesker ved ikke altid, hvad et hovedkort, et bikort eller et frikort er, derfor sætter vi alle til hovedkort, og så skal jeg have besked, hvis de ønsker at benytte et af de andre. Langt de fleste bruger hovedkortet, så det kræver et minimum af vedligeholdelse.”
Når lønnen er indberettet, får medarbejderen sin lønseddel i e-Boks. ”Siden 1. januar 2017 har alle fået lønsedler i e-Boks. Det virker supergodt,” fortæller Tina Nielsen og fortsætter: ”Så nu er jeg spændt på, om jeg får lige så mange henvendelser på at finde lønsedler, som jeg plejer.” I den forbindelse har ProArkiv, online-arkivservice i ProLøn-systemet, været flittigt brugt af Tina Nielsen. Ultimo maj 2017 har hun dog endnu ingen forespørgsler fået. Ellers er det i ProArkiv hun arbejder for blandt andet at holde styr på feriepengeafregning og A-skatteafregning.
Hvad betyder afdelingsopdeling for dig som bogholder?
”Det betyder, at det er meget overskueligt. Jeg kan afstemme hen ad vejen, når jeg ikke skal sidde med alt på én gang,” siger Tina Nielsen og forklarer: ”For en afdeling på 25 mand kan man hurtigt overskue de indberettede timer over for timer, der kommer fra Timeplan.”
Løntimerne i de forskellige afdelinger anvender hun, når hun en gang om året i forbindelse med regnskabsafslutning laver statistik. Ellers foregår også den lovpligtige indberetning til Danmarks Statistik automatisk.
