80 % tid sparet på administration

1.000 medarbejdere fordelt på 30 afdelinger kræver solide, driftssikre systemer. Sådan lød budskabet, da medindehaver af Old Irish Pub, Peder Blak, i februar 2017 mødtes med direktør ved ProLøn, Finn Conradsen.

Driftsikkerhed på lønadministration kunne Finn Conradsen med sikkerhed love og også en høj grad af effektivisering, som Peder Blak nu efter tre måneders drift, takserer til 80 procent sparet tid.

”Vi var vokset ud af vores gamle, utidssvarende lønsystem og var derfor på udkig efter en ny samarbejdspartner,” fortæller Peder Blak, der inviterede to aktører ind til dialog og via anbefaling en tredje, der var ProLøn, som valget faldt på.

Diskret, jysk og moderne it-virksomhed
”Da jeg stod foran ProLøn-huset, tænkte jeg, det er præcis den samarbejdspartner, jeg har søgt. Ingen fin Langelinie-adresse med store dyre biler udenfor, men diskret, jysk faglighed i et professionelt setup. En moderne it-virksomhed, der har styr på processerne i et super simpelt system, der selvfølgelig ligger i ’skyen’.” Peder Blak er 35 år og har i de seneste 13 år drevet pubkæden Old Irish Pub sammen med sin tvillingebror. Fra det øjeblik de forlod gymnasiet har de stået bag udvikling af caféer, diskoteker, ejendomme m.m. Men de seneste fire år har der været skarpt fokus på pub-konceptet, hvilket har medvirket til en kraftig vækst på 40 til 50 procent om året, som er planen at fastholde de kommende år. Væsentligst for ham er, at det lønbureau, han skal samarbejde med, er her i morgen og leverer en god løsning i dag.

De forstår løn
”Her er jeg slet ikke i tvivl om, at ProLøn kan følge med,” siger han og peger igen på, at der er styr på processerne: ”ProLøn laver ikke andet. De vil ikke sælge dig alle mulige fancy it-produkter. Derfor er de formentlig de bedste i deres segment. De er inde i stoffet. Min oplevelse er, at de ved, hvad de snakker om. Det er nemlig ikke nok at forstå teknikken i et lønsystem. Hvis man skal yde support, skal man forstå løn, som er et komplekst område – og det gør de.”

80 % sparet tid fra måned 2
Da ProLøn var valgt som samarbejdspartner, blev der lagt en detaljeret plan. Peder Blak beskriver overgangen til ProLøn således: ”Vi skulle time det så smidigt, at personalet ikke oplevede skiftet, og testkørte derfor tre uger inden første løn.” Det foregik i et tredelt teamwork mellem Peder Blak og medarbejdere fra henholdsvis ProLøn og Planday, som er pubkædens vagtplanløsning. ”Vi testede integrationen på overførsel af både medarbejderdata og løndata. To til tre løn- og medarbejdertest blev kørt inden, så alle var trygge.” Det kørte gnidningsfrit og indkøringsdelen tog cirka samme tid, som det tog at køre løn i det gamle system. ”Fra måned to sparede jeg omtrent 80 procent af tiden, som vi tidligere brugte til lønkørsel, fordi integrationen er så simpel,” fortæller pubejeren.

Sådan foregår lønadministration i Old Irish Pub-koncernen: Medarbejderdata, vagtplaner og timer ligger i Planday, som er integreret med ProLøn. Den enkelte pubmanager godkender timer og løn, som endelig godkendes og indberettes centralt ved Peder Blak. ”Lønnen er vores største omkostning, derfor har jeg den sidste kontrol på, at alt er korrekt. Her er ProLøn bygget på et enkelt system, der kan give mig et klar overblik over hver eneste afdeling, forbrug m.m., og jeg kan trække data ud på medarbejderniveau. Dertil kommer, at ProLøn kører løn fire dage før udbetaling, som sikrer tid til at fange og rette fejl.”

Vi holder ikke lukket i denne branche
Et andet eksempel på, at ProLøn matcher Peder Blaks forretning og branchen, er, at man kan lave løn i døgnets 24 timer. ”Vores managere skal altid svare på henvendelser, også i deres ferie. Vi holder ikke lukket i denne branche. Hver eneste dag skal vi levere, derfor skal vi kunne stole på, at medarbejderne møder op i henhold til vagtplanen, og fordi de er trygge ved, at lønnen for at gøre det bliver udbetalt korrekt og til tiden. Derfor er driftssikkerhed et af de vigtigste parametre, og det leverer ProLøn i integration med Planday,” siger han og forklarer, at det er årsagen til, at vagtplansystemet er blevet et must i restaurationsbranchen: ”I den tid vi lever i, er det et nødvendigt redskab, uden det ville vi skulle bruge mange flere administrationskroner på at drive denne type virksomhed.”

For ganske få år siden kunne man kun drømme om, at de administrative systemer kunne tale sammen, så man derved ikke skulle indtaste de samme oplysninger i flere systemer med risiko for fejl. Men i dag vurderer Peder Blak, at det i Old Irish Pub-regi nærmest ville være umuligt at praktisere uden en løsning som Planday, der er integreret med lønsystemet og e-conomic: ”Det varierer meget, hvor mange vi har på arbejde fra dag til dag, uge til uge. Vi har brug for fleksibilitet og direkte adgang til at justere, døgnet rundt – det er Planday super til.”

Kan ikke forestille sig en verden uden
Old Irish Pub har anvendt Planday siden 2014, og Peder Blaks erfaring med vagtplanløsningen lyder således: ”Planday rummer den store fordel, at når du først er inde i det, er det vanskeligt at forestille sig at hoppe ud. Det er i det hele taget vanskeligt at forestille sig nogen, der har et system, der er markant bedre. Der er så få fejl, og det er svært at tænke sig til nogle funktioner, der ikke allerede er i Planday. De er langt i relation til konkurrence med andre typer systemer.”

I den treårige periode har vagtplanen kørt upåklagelig: ”Det kan tælles på en hånd, hvornår det ikke har virket, og så har årsagen ofte været systemopdatering i 20 minutter, der typisk har været varslet flere dage i forvejen. De er professionelle og forstår, at det skal virke altid,” fortæller Peder Blak.

Super effektivt med én database til flere systemer
I en brugerundersøgelse, foretaget af Old Irish Pub blandt medarbejderne, er 95 procent af de 1.000 ansatte yderst tilfredse med systemet, der opdateres af dem selv. Når medarbejdere skifter kontonummer, status fra bikort til hovedkort, flytter adresse eller lignende, skal de selv ændre det direkte i Planday. Ændringen i Planday gælder i samme øjeblik for alle andre integrerede løsninger: ”Effektiviteten ved at have én database og dermed kun ét sted, der skal opdateres til både e-conomic, Planday og ProLøn, sparer ikke kun tid, men har også løftet datakvaliteten,” siger Peder Blak.

Planday er et nemt og smart online app-redskab, der passer med tidens ånd, fordi man bl.a. kan tilmelde vagter via mobilen. Det indeholder mange smarte funktioner, som fx sms-reminder til medarbejdere, når de skal på arbejde, mindes på vagter eller ved akut behov for personale.

Klokken 16 er vi knap nok gået i gang…
Nogle it-virksomheder tænker ikke som restaurationsbranchen. Men det nytter ikke noget, at man lukker kl. 16, hvis man skal være leverandør til Old Irish Pub –  ”… for der er vi knap nok gået i gang.” Peder Blak forklarer, at Planday og ProLøn matcher den måde, deres folk arbejder på. Ofte lægger en manager nye vagtplaner ud kl. 3 om natten, andre godkender vagter eller løn kl. 7 om morgen, når pubben lukker. Old Irish Pub-ansatte arbejder med systemet 24 timer i døgnet.”

”Fortsætter de med høj service, er jeg ikke i tvivl om, at de vil få nye kunder. Vi vil til enhver tid anbefale Planday og ProLøn til nye, der står overfor at opstarte en café eller restaurant. ’Ta’ dem, det virker bare’,” lyder det fra medindehaver Peder Blak, Old Irish Pub.

copyright by proløn © 2019