”Vi er alle med på en vigtig digital rejse”

I foråret 2017 valgte direktør Marianne Larsen ved Anlægsgartner Th. Skov Larsen at udskifte det gamle økonomisystem med et nyt, der samtidig skulle integreres med både et tidsregistrerings- og et lønsystem. En stor mundfuld for en organisation med i alt 27 medarbejdere, men en uundgåelig vej, mener Marianne Larsen. Skulle hun gøre det om, ville hun gøre nøjagtigt det samme igen, blot vil hun sætte mere tid af til hele processen.

”Ting tager tid.” Ordene er sagt med vægt og baseret på såvel frisk erfaring som forståelse for, at der er stor forskel på teori på papiret og virkeligheden i praksis. Marianne Larsen fortæller: ”Vi er alle med på en digital rejse, det er noget vigtigt og nyt, som vi i fællesskab først lige er begyndt at udvikle på.” Det er med andre ord helt nyt land, der skal indtages, og it-eksperterne har måske en skabelon, men for at få den til at passe til fx anlægsgartnerbranchen, er der brug for fagspecialister som eksempelvis Marianne Larsen selv, der så at sige har fingrene nede i mulden.

Integration og samarbejde er vejen frem
Med en anbefaling fra brancheforeningen i hånden henvendte Marianne Larsen sig til INTEMPUS for at købe et mobilt tidsregistreringssystem. I samme moment var det gamle regnskabsprogram C5 blevet forældet og på vej til at blive udfaset. Det skulle erstattes med en ny, moderne og fremtidssikret model. Og da direktøren havde sikret sig, at e-conomic også kunne spille sammen med lønadministrationsvirksomheden, ProLøn, var økonomisystemet på plads. ”INTEMPUS havde pudsigt nok netop indgået et samarbejde med ProLøn,” husker hun.

Når timerne kun indtastes én gang og kører direkte over i ProLøn, som til tiden sender en korrekt lønseddel ind i medarbejdernes e-Boks, minimeres fejlrisikoen, og hele arbejdsgangen bliver mere effektivt.

Men systemer, der passer til ét firma, én branche, én organisation, passer ikke nødvendigvis til en anden. Og her får ProLøn med sin specialisering inden for brancher, herunder DAG, Danske Anlægsgartnere, et forspring:  ”Det er rart, at ProLøn har så meget erfaring.” Marianne Larsen påpeger, at jo mere erfaring, jo mere udvikling, der ligger bag, jo bedre passer systemerne til virkeligheden. ”Det er sådan, jeg oplever det. ProLøn er et gammelt garvet maskineri, der er godt og stabilt kørende. De har i mange år haft en strategi om specialisering inden for brancher, bl.a. vores. Det er det, vi mærker. Det er der, de byder ind med rigtig meget.”

Alting har sin tid

Marianne Larsens mand, Troels Skov Larsen, er 2. generation i anlægsgartner-virksomheden, som han overtog i 2001. Med Troels Skov Larsen ved roret er virksomheden vokset, støt og roligt, med den konsekvens, at ledelse og administration med årene fyldte alt i hans hverdag. Noget skulle ske. Troels Skov Larsen ville tilbage til kunderne, maskinerne og driften. Marianne Larsen, der i knap 15 år har stået lige bag sin mand i rollen som chefsekretær, blev derfor udpeget til direktør. ”Min mand er oprindeligt uddannet landmand og sidemandsoplært her i virksomheden. Han var ved at sande til i ledelsesarbejde, derfor var det naturligt, at jeg tog direktørposten.” At vende en traditionel håndværksvirksomhed som Th. Skov Larsen fra fokus på drift til strategisk ledelse har været en omfattende opgave, som Marianne Larsen har taget på sig. ”Der er brug for ledelse, når man bliver over 25 ansatte,” lyder det fra hende.

Uddelegering er en at kerneopgaverne på direktørens skrivebord. Hun skal have hænderne fri til ledelse. Det får hun i stor udstrækning via de nye systemer og medarbejdere, der kan løfte nogle af opgaverne. Blandt andet derfor har hun ansat en ny kontorassistent, der skal overtage lønadministrationen og kontakten til ProLøn.

En fast person i opstartsfasen er guld værd

Marianne Larsen har ingen betænkeligheder med at overgive lønstafetten til den nye kontorassistent, fordi ProLøn er sikkerhedsnettet, hvis noget går galt: ”En ny person er ikke overladt til sig selv. Er man i tvivl, har Tina styr på det,” siger hun med henvisning til kontaktpersonen ved ProLøn. Lønkonsulent Tina Nielsen og hendes kolleger ved ProLøn er opdelt i branchespecifikke grupper, og i opstarten af et samarbejde er der ofte en eller to branchekonsulenter, man fast har kontakten med. Sådan opleves det med Marianne Larsens øjne:

”Da jeg skiftede til ProLøn, fik jeg utrolig meget hjælp. De er virkelig serviceminded, og det var en kæmpeomvæltning: Alt det jeg manglede, gik helt af sig selv med ProLøn. Tina sætter sig ind i vores overenskomst, hun har styr på vores branche, hun minder os om ting, vi måske ikke har tænkt på. En fast person i opstartsfasen er guld værd.”

Verden er abstrakt

De 27 medarbejdere, heraf fem funktionærer og en enkelt freelancer, indberetter timer via en app, udviklet af INTEMPUS, som samarbejder med ProLøn for at opnå så smidig en administration som muligt. Når en af medarbejderne indberetter timer, kommer det automatisk ind i regnskabssystemet. ProLøn er integreret med INTEMPUS, og derved er det medarbejderens indtastning, der alene ligger til grund for lønberegningen. Det giver mindre arbejde og større sikkerhed for, at der ikke sker tastefejl.

Dog er der ikke alle, der passer ind i skabelonerne – endnu. Det kan være sæsonansatte, som arbejder på forskellige tidspunkter af døgnet i varierende timer. Marianne Larsen holder et eksempel frem: ”Folk skal melde, når de møder ind, og når de går hjem, så kan systemet selv finde ud af overarbejde efter reglerne. Det passer perfekt til de stabile. Men glatførearbejdere møder fx kl. 3.00 og går hjem kl. 7.30. Det er vi nødt til at køre manuelt, indtil det bliver løst. På den måde er verden mere abstrakt.”

Marianne Larsen er imidlertid sikker på, at det er ting, der løser sig i processen: ”Bare det, at vi er i gang med det, og at alle er åbne for at løse udfordringer,” siger hun, der med tiden også har forventning om, at systemet skal forsyne hende med detaljerede rapporter, statistikker og topaktuelle regnskabstal, hun kan navigere efter. Det er alt sammen fuldstændigt nyt. Det gode er, at alle udbydere gør alt for, at det skal blive let for os.”

Når mennesker og systemer møder

Trods gode viljer, er det ikke altid let, når mennesker og nye systemer skal passe sammen. Frustration blandt medarbejderne var der da også i den første måned, hvor alt blev udskiftet og kørt over på ny – ”…men allerede nu, få måneder efter, er det lettet, og alle kan se, at det bliver bedre og bedre. Faktisk har det været overraskende let at komme ind i alt det nye,” lyder det fra direktør Marianne Larsen.

Hvor ProLøn i mange år har arbejdet med at skræddersy lønsystemet til specifikke brancher, og er et gammelt velkørende maskineri, kalder Marianne Larsen INTEMPUS ’de nye, unge drenge i klassen’, som ’knokler der ud af’ – og det skal de have lov til, mener hun: ”Det er en proces, som kræver, at alle er involveret og i konstant dialog. De arbejder hårdt for at få tingene til at spille, og pludselig er der én af dem, der kommer med den rigtige gode løsning, der er udviklende for os alle,” lyder spådommen.

Der er kun én vej, og det er at få mest muligt automatiseret i løsninger, der kan snakke sammen, fastslår Marianne Larsen og giver gerne flere gode råd med på vejen: Få nu startet op, når der er mindst travlt. Lav en realistisk plan – ting tager tid. Lav plads til frustrationen, for lige derefter bliver det godt.

copyright by proløn © 2020