TimePlan og ProLøn holder styr på medarbejdere, vagtplaner og løn

Vi sparer mange kroner i administration ved at have et system, der går 360 grader rundt. Vagtplaner, ansættelse, timer og lønkørsel er følsomme emner, og det holder TimePlan og ProLøn styr på.

Sådan lyder det fra Michael B. Nielsen, en af de to direktører for Djurs Sommerland i Nimtofte. Han overtog Nordens største sommerland sammen med sin bror Henrik efter deres far i 1996, og dengang blev alle vagtplaner for de cirka 200 medarbejdere lavet i Excel-regneark.  – Det kunne vi ikke styre. Vi havde brug for et visuelt billede af hvem, der var på arbejde, og hvad det kostede, fortæller Michael B. Nielsen.

Designet efter vores behov
I 2001 valgte Djurs Sommerland vagtplanlægningssystemet TimePlan, og i samme moment kom ProLøn på banen. Lønsystemet skulle matche TimePlans opbygning med opdeling på afdelinger, og der skulle være direkte integration, så man fra start kun havde én database.

– Jeg oplevede stor fleksibilitet og høj service fra både TimePlan og ProLøn. Setuppet blev designet efter vores behov, og integrationen mellem de to systemer har kørt fra dag ét, siger Michael B. Nielsen.

De seneste 17 år har TimePlan og ProLøn holdt styr på medarbejdere, vagtplaner og løn for Djurs Sommerland, som i dag har 650 medarbejdere. Michael B. Nielsen er kendt for sit engagement og hands on-tilgang til den daglige drift og personaleledelse, og i 2010 blev han kåret som Danmarks Bedste Boss af TV2’s dommerpanel.

Overblik i hverdagen
– TimePlan og ProLøn optimerer vores administrationsbyrde og giver os overblik i hverdagen. Vi har én medarbejder, som laver løn til 650 medarbejdere, og vi kan lave lønbudgetter i TimePlan og sammenholde dem med de faktiske tal. Michael B. Nielsen fremhæver, at digitaliseringen og automatiseringen af TimePlan og ProLøn gennem årene har gjort personaleadministrationen i hverdagen sikker og “ekstrem nem”: – Vi bruger de samme vagtplanskabeloner år efter år i TimePlan og justerer dem ud fra helligdage og besøgstal. 85 % af vores medarbejdere kommer igen hver sæson, og de kan forny deres ansættelseskontrakter på få sekunder med Digital Signatur i TimePlan.

Digitale løsninger sparer tid i administrationen
Når Djurs Sommerland frigiver vagtplaner, kan medarbejderne se deres vagter i TimePlans WebApp på smartphones og tablets.

– Medarbejderne kan selv sætte vagter til salg på mobilen, og de kan også byde ind på ledige vagter og sende beskeder til hinanden. Vi sparer ekstremt meget tid i administrationen, og vi kan lettere kommunikere med medarbejderne, fortæller Michael B. Nielsen.

I 2017 havde Djurs Sommerland det højeste besøgstal nogensinde med over 808.000 gæster. Michael B. Nielsen forventer, at 2018 bliver lige så travl efter lanceringen af de nye forlystelser Safaribussen og Jungle Rally

Fremtiden er således øget digitalisering, som i Djurs Sommerland er godt på vej. Michael B. Nielsen giver eksemplet: Når medarbejdere møder ind for fx at tage en vagt i rutsjebanen DrageKongen, stempler de ind og ud via en TimePlan-terminal i informationen. TimePlan registrerer alle timer, ligesom systemet også tager højde for overenskomster, tillæg, ferie og fravær. Hver 14. dag godkendes tidsstemplingerne af en afdelingsleder hos Djurs Sommerland, og bogholderiet foretager et sidste tjek i TimePlan, inden timerne sendes til lønkørsel i ProLøn med ganske få klik.

Bogholder i Djurs Sommerland Tina Nielsen om samarbejde med ProLøn
Livline-hjælp og fleksible deadlines

– ProLøn er lige som os vokset og har været igennem en stor udvikling, siger bogholder Tina Nielsen, Djurs Sommerland. Hun indledte samarbejdet med ProLøns oprindelige grundlægger og ejer og har oplevet, at der er kommet flere mennesker til, som bærer servicekulturen videre: – De er rigtigt flinke. Der er altid én, der kan hjælpe. Man føler sig imødekommet, fordi de lytter og forstår, at det har en årsag, når man ringer.

Om ProLøns faglighed og service siger hun: – Min navnesøster, Tina ved ProLøn, ved, hvad Djurs Sommerland er, hun ved, hvordan tingene fungerer, og hvad vi har behov for. Som eksempel på et område, hvor hun får livline-hjælp, fremhæver Tina Nielsen pension: -Jeg har fx indberettet forkert pension til en helårsansat, eller en medarbejder ønsker at indbetale ekstra til pension for at udnytte sit fradrag.

Kompliceret bliver til let
Med en baggrund som revisor og en dagligdag som talknuser ville, Tina Nielsen, selv have kunnet finde frem til en løsning, men det ville også tage en god del af hendes tid. For hende er det derfor stor service at kunne ringe og få et svar, når der har brug for det: – Det er fx ret kompliceret at få styr på feriepenge, både når en funktionær holder, og når en ny bliver ansat. Det har ProLøn helt aktuelt løst med et praktisk skema på deres hjemmeside. Så nu skal det blot udfyldes og indsendes. Det er nemt og trygt. Jeg har egentlig bare stor ros til ProLøn. Der er ingenting, jeg kunne tænke mig anderledes i lønsystemet.

God tid til lønindberetning
Fleksibilitet omkring deadlines, giver Tina Nielsen som en af årsagerne til, at netop ProLøn blev valgt som Djurs Sommerlands lønbureau: – Vores 14-dages lønnede afslutter om søndagen, og i det tidligere lønsystem skulle lønnen være afleveret inden tirsdag kl. 16, det kunne vi simpelthen ikke nå.

Med ProLøns ekstra tidsfrist har hun nu til onsdag aften klokken 24. Den udvidede deadline er et must, fordi mange parametre kan have indflydelse på, hvor meget tid hun får til lønindberetning:

– Jo bedre ens forarbejde er, jo bedre bliver vi også til at indberette. Jeg forsøger så vidt muligt at sende inden for normal tid, men der kan være dage, hvor man bare ikke kan nå det. Så er ProLøn heldigvis så fleksibel, at man bare kan indberette, når det passer.